Privacyverklaring

Je doet mee of je gaat binnenkort meedoen aan onze pensioenregeling. Dit ligt vast in de pensioenovereenkomst die je met je werkgever hebt afgesproken. Om jouw pensioen goed te regelen, hebben wij je persoonsgegevens nodig. En vaak ook die van je partner. Bijvoorbeeld naam, adres en geboortedatum. We verwerken daarnaast onder andere je burgerservicenummer (BSN) en gegevens over je inkomen en dienstverband en over jouw pensioen. Achmea Pensioenservices voert de pensioenregeling voor ons uit. Ook zorgen zij voor de betaling van de pensioenen. Daarvoor gebruiken en bewaren zij jouw persoonsgegevens. Zij houden zich daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan de Gedragslijn Verwerking Persoonsgegevens Pensioenfondsen. Het pensioenfonds is verantwoordelijk voor een goede verwerking en beveiliging van jouw persoonsgegevens. Dit geldt ook als het pensioenfonds gedeelten van de verwerking uitbesteedt aan derde partijen.

Wij maken afspraken met andere organisaties waarmee wij samenwerken.
Wij hebben afspraken met Achmea Pensioenservices en met andere organisaties over de uitwisseling van persoonsgegevens en de bescherming van je privacy. Deze afspraken liggen vast in een verwerkersovereenkomst. Hierin staat ook hoe deze organisaties jouw persoonsgegevens mogen verwerken en welke beveiligingsmaatregelen er gelden. We toetsen periodiek of partijen waarmee we persoonsgegevens uitwisselen de overeenkomst naleven.

Van wie krijgen wij jouw gegevens en met wie delen wij die?
Wij wisselen met verschillende partijen persoonsgegevens uit in het kader van jouw deelname aan onze pensioenregeling. Wij krijgen bijvoorbeeld persoonsgegevens van je werkgever als hij je aanmeldt voor de pensioenregeling. Via de Basisregistratie Personen werken wij bepaalde gegevens steeds bij. Daardoor hoef je veel belangrijke veranderingen in je persoonlijke situatie niet zelf aan ons door te geven. Bijvoorbeeld een verhuizing of een echtscheiding. Wij ontvangen ook gegevens van jezelf, bijvoorbeeld bij samenwonen of bij een huwelijk in het buitenland. Raak je tijdens jouw deelname arbeidsongeschikt? Dan verwerken wij ook gegevens waaruit de mate van arbeidsongeschiktheid blijkt. Hiervoor zijn wij afhankelijk van de informatie die je of het UWV ons stuurt. Wij verwerken geen andere medische informatie. 

Soms zijn wij wettelijk verplicht jouw persoonsgegevens te delen met anderen. Bijvoorbeeld met de Belastingdienst of het Pensioenregister. Verder verstrekken wij geen persoonsgegevens aan derden, tenzij je het pensioenfonds daar schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij gebruiken je persoonsgegevens om jouw pensioen uit te voeren
Wij verzorgen jouw pensioen vanaf de opbouw tot en met de uitkering, aan jou of aan je nabestaanden. Verder krijg je regelmatig informatie van ons over jouw pensioen. Bijvoorbeeld als je pensioenregeling verandert. Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die wij hiervoor nodig hebben. Wij verwerken ook persoonsgegevens als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, zoals het toetsen of je op een sanctielijst staat. Hebben wij om andere redenen jouw persoonsgegevens nodig? Dan vragen wij eerst om je toestemming. 

Wij bewaren jouw persoonsgegevens voor een lange p­­eriode
Wij bewaren uw persoonsgegevens uw hele leven lang en ook nog daarna. Want (ex‑)partners en kinderen kunnen soms nog jaren geld krijgen vanuit uw pensioen. Wij bewaren een groot deel van uw gegevens standaard voor een periode van 100 jaar.

Wij nemen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
We doen dit volgens de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Een voorbeeld van een technische maatregel is dat we je digitale gegevens alleen in versleutelde vorm verzenden, zodat alleen jij toegang heeft tot deze gegevens.

Een voorbeeld van een organisatorische maatregel is dat alleen bevoegde medewerkers jouw gegevens mogen inzien. Deze medewerkers hebben alleen toegang tot jouw persoonsgegevens voor zover dat nodig is om hun taken uit te voeren.

Wij leggen communicatiemomenten met je vast
Om je beter van dienst te zijn, leggen wij vast wanneer jij en het pensioenfonds communicatiemomenten met elkaar hebben gehad. We leggen bijvoorbeeld telefoongesprekken en chats vast, en brieven en e-mails die wij sturen en van je ontvangen.

Wij volgen de manier waarop je gebruik maakt van onze digitale communicatie
Op onze website gebruiken wij cookies. Een cookie is een bestand op je computer dat onthoudt wat je op onze website doet. Wij gebruiken deze cookies bijvoorbeeld om de website te verbeteren en (afhankelijk van de cookies die je accepteert) om te zien wat je op onze website doet en bekijkt. Meer informatie over cookies lees je in de cookieverklaring. We slaan het klikgedrag in e-mails voor de nieuwsbrief op. Zo kunnen we zien hoe vaak een e-mail is geopend, op welke artikelen er is geklikt en welk besturingssysteem is gebruikt. Deze informatie gebruiken wij uitsluitend voor analysedoeleinden om onze informatie aan deelnemers te verbeteren. 

Je rechten
Je rechten zijn in de wet geregeld. Je kunt een verzoek doen om:

• jouw persoonsgegevens in te zien. Je vindt veel gegevens ook op je persoonlijke portaal. 
• jouw persoonsgegevens te veranderen als die niet kloppen. Behalve als de gegevens die wij via de Basisregistratie Personen ontvangen niet juist zijn. Je kunt jouw gegevens dan zelf laten aanpassen bij de gemeente.
• niet al jouw persoonsgegevens te verwerken of je toestemming in te trekken.
• jouw persoonsgegevens door te geven aan een andere organisatie. Bijvoorbeeld als jij een verzoek tot waardeoverdracht van je pensioen doet.

Let op: wij kunnen niet altijd doen wat u vraagt. Bijvoorbeeld als wij uw persoonsgegevens nodig hebben om uw pensioen te regelen.

Laat ons weten als je gebruik wilt maken van je rechten.
Stuur een e-mail of brief. Bekijk daarvoor de contactgegevens. Voordat we je verzoek in behandeling nemen, stellen we je identiteit vast. We kunnen je daarom vragen om een kopie van je paspoort, rijbewijs of identiteitskaart toe te sturen. Wil je in dat geval jouw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onherkenbaar maken? Wij bewaren de kopie van je identiteitsbewijs 2 jaar.

Wij reageren binnen 4 weken op je e-mail of brief. Behalve als het niet lukt om op tijd aan je verzoek te voldoen. In dat geval laten we je weten wanneer je antwoord van ons krijgt. Eerst kijken wij of jouw identiteit klopt. Daarna beantwoorden wij je vraag.

Heb je een vraag, tip of klacht?
Stuur ons een e-mail of brief, of bel ons. Bekijk daarvoor de contactgegevens. Komen wij er samen niet uit? Leg je klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor meer informatie kijk op autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je kunt ook naar de rechter gaan. 

Wij kunnen deze privacyverklaring veranderen
Dat kan bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels. Of als wij nieuwe producten of diensten ontwikkelen. Op onze website vindt u altijd de laatste versie. Deze laatste versie is van 1 maart 2024.